特定技能制度を活用して外国人材を受け入れる際、多くの企業様が直面するのが、複雑な提出書類と国ごとに異なる手続きの壁です。 2019年にスタートしたこの制度は、人手不足に悩む日本の産業界にとって大きな支えとなっていますが、一方で「申請書類が多すぎて何から手をつければいいのか分からない」「国によってルールが違うのはなぜか」といった不安の声も多く聞かれます。

特に、日本と送出国との間で結ばれた二国間協定に基づく独自の手続きや、支援体制を整えるための「生活相談業務の実務経験」という人的要件は、初めて申請を行う方にとって非常に分かりにくい部分といえます。

この記事では、特定技能ビザ申請の基本的な流れを整理したうえで、実務でつまずきやすい二国間協定の注意点や、自社支援・登録支援機関の登録に不可欠な生活相談業務の実務経験について、行政書士の広報担当の視点から詳しく解説します。

特定技能ビザ申請の全体像と基本ルール

特定技能は、国内で人材を確保することが困難な状況にある特定の産業分野（建設、介護、外食、農業など）において、一定の専門性・技能を持つ外国人を受け入れるための在留資格です。 このビザの最大の特徴は、現場での単純作業を含む幅広い業務に従事できる点にあります。

しかし、その自由度の高さゆえに、出入国在留管理庁による審査は非常に厳格です。 申請にあたっては、大きく分けて以下の3つの要素に関する書類を準備する必要があります。

・本人に関する書類 技能試験や日本語試験の合格証、健康診断書、これまでの経歴を証明する書類など。

・受入機関（企業）に関する書類 決算書、社会保険の支払い証明、労働条件通知書、欠格事由に該当しない旨の誓約書など。

・支援計画に関する書類 生活オリエンテーション、日本語学習の支援、相談窓口の設置、送迎の計画など。

一般的な申請の流れは以下の通りです。

・採用候補者の選定と雇用契約の締結 まずは本人と雇用契約を結びます。この際、賃金が日本人と同等以上であることを証明しなければなりません。

・事前ガイダンスの実施と健康診断の受診 本人が理解できる言語で、就労条件や日本での生活ルールを説明します。

・在留資格認定証明書交付申請（海外からの呼び寄せ）または在留資格変更許可申請（国内での変更） 管轄の入管へ書類を提出します。審査期間は通常1ヶ月から3ヶ月程度です。

・査証（ビザ）の発給と入国・就労開始 入管から許可が下りた後、現地の日本大使館でビザを発給してもらい入国します。

この一連の流れの中で、特定の国籍の方を受け入れる場合に避けて通れないのが「二国間協定（協力覚書）」への対応です。

二国間協定（MOC）とは？手続きが必要な国と注意点

二国間協定（協力覚書：MOC）は、日本と送出国の間で、外国人材の受け入れを適正に進めるために結ばれた政府間の取り決めです。 この協定の主な目的は、悪質な仲介業者による高額な手数料の徴収を防ぎ、外国人材が不当な借金を背負って来日することがないよう保護することにあります。

協定を結んでいる国の中には、日本の入管への申請とは別に、自国の政府から発行される特定の書類の提出を義務付けている場合があります。 これを知らずに入管へ申請を出してしまうと、書類不備として受理されなかったり、審査がストップしてしまったりするため注意が必要です。

入管への申請時に当該書類の提出が必要な主な国

現在、特に実務で注意が必要な国と、それぞれに求められる代表的な書類は以下の通りです。

・ベトナム：推薦者表（特定技能外国人表） 最も受け入れ数が多い国ですが、手続きが非常に複雑です。

・カンボジア：登録証明書 カンボジア労働職業訓練省が発行する証明書が必要です。

・タイ：駐日タイ大使館の認証を受けた雇用契約書 技能実習生から特定技能へ移行する場合など、大使館のスタンプが押された契約書が求められます。

これらの書類は、各国の送出手続きが完了していることを証明するものです。 手続きの方法は頻繁にアップデートされるため、常に最新の情報を確認しなければなりません。

ベトナムの推薦者表（特定技能外国人表）の重要性

ベトナム国籍の方を受け入れる際、避けて通れないのが「推薦者表（特定技能外国人表）」の取得です。 ベトナム政府は、自国の労働者が適切なルートで送り出されているかを管理するため、この推薦者表の発行を義務付けています。

・在留資格認定証明書交付申請（海外から呼び寄せる場合） ベトナム本国の海外労働部（DOLAB）から推薦者表（様式1）の承認を受ける必要があります。

・在留資格変更許可申請（日本国内の留学生や技能実習生から変更する場合） 駐日ベトナム大使館から推薦者表（様式2）の承認を受ける必要があります。

手続きを誤ると「不許可」のリスクも

現在、日本国内に在留しているベトナム人が特定技能へ変更する場合、この推薦者表の取得は必須のステップです。 しかし、過去の素行によってはベトナム政府から推薦を受けられないケースがあります。

・学校を退学・除籍された留学生

・過去に失踪した経験のある元技能実習生

・難民認定申請を行っている者

二国間協定の規定により、上記に該当する方は技能試験の受験や推薦者表の発行が制限されることがあります。 採用段階でのスクリーニングが極めて重要になるポイントです。

生活相談業務に従事した経験の要件（人的要件のクリア）

特定技能外国人を受け入れる企業には、本人に対する日常生活や職業生活に関する支援を行う義務があります。 この支援を自社で行う（自社支援）、あるいは登録支援機関として登録を受けるためには、人的要件を満たさなければなりません。 その中心となるのが、「過去2年間に中長期在留者の生活相談業務に従事した経験を有するもの」の選任です。

この要件の具体的な内容は以下の通りです。

・対象期間 登録申請の日から遡って2年以内であること。

・業務内容 日本に在留する外国人（中長期在留者）からの、日常生活、職業生活、または社会生活に関する相談に応じ、助言や指導を行っていた経験。

・証明方法 実務経験証明書（様式第1-28号）などの書類を提出し、過去の職務内容を証明する必要があります。

実務経験に関するよくある疑問と「個人」の資質

この実務経験については、現在の会社での経験だけでなく、以前の職場（別の所属機関）で実施した生活相談も含まれます。 ここで重要なのは、組織としての実績だけでなく、支援に当たる「個人」の資質や経験も評価の対象となるという点です。

例えば、新しく採用した職員が、前職で技能実習生の指導員や生活指導員をしていた場合、その「個人」が積み上げてきたキャリアが実務経験として認められます。 前職の経験を証明する際、相談に乗っていた外国人の現在の情報（現在の在留カード番号など）が不明な場合でも、当時の情報を可能な限り正確に記載し、その「個人」が確かに実務に従事していたことを疎明することで要件を満たせる運用となっています。

生活相談の実務経験がない場合の代替要件

もし過去2年間の相談実務経験がない場合でも、以下のいずれかに該当すれば要件を満たすことができます。

・過去2年間に、報酬を得る目的で適正に特定技能外国人の支援業務に従事した経験があること。

・過去2年間に、登録支援機関の支援責任者または支援担当者として選任されていたこと。

・出入国在留管理庁長官がこれらと同等以上の能力を有すると認めるもの。

これらの要件は、適正な支援体制を担保するための厳格な基準です。 書類の書き方一つで要件を満たさないと判断されることもあるため、慎重な準備が求められます。

まとめ

特定技能のビザ申請は、単に書類を揃えるだけでなく、二国間協定のような国際的なルールや、支援体制に関する細かな人的要件をクリアしなければなりません。 特にベトナムなどの推薦者表が必要な国では、手続きの順番を間違えると大幅なタイムロスにつながります。

また、生活相談業務の経験を証明する書類作成も、個人の経歴を正確に反映させる必要があるため、専門的な知識が不可欠です。 スムーズな外国人材の受け入れを実現するために、不明な点がある場合は早めに行政書士などの専門家へ相談することをおすすめします。

特定技能ビザ申請に関するQ&A

Q：ベトナムの推薦者表は、転職する場合でも毎回必要ですか。

A：すでに特定技能の在留資格で日本に在留している方が、転職によって受入れ機関や分野を変更する場合、推薦者表を改めて取得・提出する必要はありません。在留期間更新許可申請の際も同様に提出は不要です。

Q：生活相談業務の経験として、ボランティア活動での相談実績は認められますか。

A：原則として、職業として（役員や職員として）従事した経験が求められます。個人の資質が重要視される項目ではありますが、単なるボランティアではなく、組織の中で業務として責任を持って行った相談実績である必要があります。

Q：二国間協定を結んでいない国から特定技能外国人を受け入れることはできますか。

A：可能です。協力覚書（MOC）を締結していない国であっても、特定技能の要件を満たしていれば受け入れは可能です。ただし、送出国側で独自の国内法による規制がある場合もあるため、個別の確認が必要です。

Q：実務経験証明書に記載する外国人の情報は、どこまで詳しく書く必要がありますか。

A：氏名、生年月日、性別、国籍、在留資格などの情報が必要です。前職の経験を利用する場合、当時の情報を正確に記載する必要がありますが、現在の詳細な状況が不明な場合は、当時の情報を基に可能な限り正確に記載し、その「個人」が実務に従事していた事実を証明することになります。

Q：生活相談業務の実績として、何人くらいの相談に乗った経験が必要ですか。

A：具体的な人数の基準は公表されていませんが、一定期間継続して相談業務に従事していた実態が重視されます。一人であっても深い関わりを持って継続的に支援していたのであれば、その「個人」の経験として認められる可能性が高まります。