【届出】外国人雇用で必須の知識｜所属機関に関する届出を徹底解説【再度】

日本で働く外国籍の方や、雇用主である企業の皆様にとって、在留資格（ビザ）の維持管理は非常に重要な課題です。せっかく優秀な人材を確保しても、手続きの不備で在留が認められなくなっては元も子もありません。

今回は、入管法（出入国管理及び難民認定法）において義務付けられている「所属機関に関する届出」について詳しく解説します。

これまで、多少遅れても大丈夫だろうと軽視されがちだったこの手続きですが、近年の法運用の厳格化により、怠った場合の不利益が非常に大きくなっています。外国人材の安定した雇用と、ご本人の将来を守るために知っておくべき実務上のポイントを、専門的な視点から網羅しました。

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1. 所属機関に関する届出とは

中長期在留者（就労ビザ等を持つ外国人）が、所属している機関に変更があった際、法務大臣（出入国在留管理局）に対して報告する義務のことを指します。

入管当局は、外国人が日本でどのような活動を行っているかを正確に把握する必要があります。そのため、会社を辞めた、あるいは転職したといった状況の変化をリアルタイムでキャッチアップするためにこの制度が設けられています。

届出が必要な対象者

この届出が必要なのは、主に以下の在留資格を持つ方々です。

・教授 ・投資・経営 ・法律・会計業務 ・医療 ・研究 ・教育 ・技術・人文知識・国際業務 ・企業内転勤 ・興行 ・技能 ・特定技能 ・留学 ・研修

一方で、「日本人の配偶者等」や「永住者」、「定住者」などの身分に基づいた在留資格の方は、所属機関に縛られないため、この届出の対象外となります。

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2. 届出の種類：契約機関と活動機関の違い

所属機関に関する届出は、在留資格の種類によって「契約機関」に関するものと「活動機関」に関するものの2種類に大別されます。

所属（契約）機関に関する届出

「技術・人文知識・国際業務」や「技能」、「企業内転勤」など、雇用契約や業務委託契約に基づいて活動する在留資格が対象です。

・契約の終了（退職、契約満了、解雇など） ・契約の締結（新しい会社への入社、新たな業務委託など） ・名称変更（社名の変更など） ・所在地変更（本社の移転、勤務先の移転など） ・消滅（倒産、合併による消滅など）

上記のような事由が発生した際に届け出ます。

所属（活動）機関に関する届出

「留学」や「教授」、「研修」など、雇用契約というよりは、その機関において教育を受けたり研究を行ったりする性質の在留資格が対象です。

・活動機関からの離脱（卒業、退学、除籍、研究の終了など） ・活動機関への移籍（入学、転校、別の研究機関への移動など） ・名称変更、所在地変更、消滅

実務上は、留学生が学校を卒業した際や、大学教授が別の大学へ移籍した際によく活用されます。

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3. なぜ「離脱」だけでも届出が必要なのか

よくある誤解として、次の転職先が決まってからまとめて報告すればいいというものがあります。しかし、入管法上は「離脱（退職）」と「移籍（入社）」は別々の事象として捉えられます。

たとえ転職先が決まっていない状態であっても、前の会社を辞めた日から14日以内に「離脱」の届出を行わなければなりません。

なぜ厳格に管理されるのか

入管側からすれば、届出がない状態は、前の会社にまだ在籍しているはずだという認識になります。しかし、実際には辞めているというズレが生じると、その外国人が今どこで何をしているのかを把握できなくなります。これは治安維持や適正な在留管理の観点から、非常に重く受け止められます。

また、離脱の届出をすることで、失業保険の手続きや次の職探しに向けた猶予期間の把握もスムーズになります。入管は届出に基づいて、その外国人が「正当な理由なく本来の活動を3ヶ月以上行っていない」状態になっていないかを監視しています。

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4. 特殊なケースにおける届出の判断

実務上、判断に迷いやすいケースについて深掘りします。

派遣社員の場合

派遣社員として「技術・人文知識・国際業務」のビザを持っている場合、契約機関は「派遣元（所属している会社）」です。派遣先が変わるたびに届出が必要かという質問をいただきますが、派遣元との雇用契約が継続している限り、派遣先が変わるだけのタイミングではこの届出は不要です。ただし、派遣元（会社）自体が変わる場合は、契約の終了と締結の届出が必須となります。

グループ会社間での異動

同じグループ内の別法人へ転籍する場合、たとえ業務内容が同じであっても「法人番号」や「社名」が変わるため、契約機関の変更届出が必要になります。出向の場合は形態によりますが、実務上は所属関係を明確にするために届出を行うことが推奨されます。

育児休業や休職の場合

契約関係が維持されている休職状態（育休、病気欠勤など）であれば、契約が終了しているわけではないため、離脱の届出は不要です。ただし、この期間も本来の活動（就労など）を行っていないことになるため、更新時には別途説明が必要になる場合があります。

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5. 届出を怠った場合の深刻なデメリット

これまでは、更新時に忘れていましたと伝えれば、その場で書面を書かされる程度で済むケースもありました。しかし、現在は状況が異なります。

在留資格の更新・変更時に不利になる

これが最も現実的なリスクです。届出義務を履行していないことは、在留状況が良好ではないと判断される材料になります。

・更新の不許可リスクが高まる ・在留期間が短縮される（例：3年だったのが1年になる） ・永住申請の際に素行善良要件を満たさないと判断される

特に将来的に永住権を取りたいと考えている方にとって、たった一度の届出忘れが致命傷になることがあります。現在の永住審査では、直近数年間の届出状況が厳しくチェックされています。

罰則（罰金や過料）の適用

法律上は、正当な理由なく届出をしなかった場合、20万円以下の罰金に処せられることがあります。さらに、虚偽の届出をした場合には、1年以下の懲役または20万円以下の罰金となり、在留資格の取消対象にもなり得ます。

在留資格取消事由への該当

正当な理由なく、継続して3ヶ月以上、本来の活動（就労や通学）を行っていない場合、在留資格の取消対象となります。届出をしていないと、入管側から実態が把握できないため、調査の対象になりやすく、結果的に取消リスクを高めることになります。

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6. 現在の入管審査の傾向：厳格化の波

近年の入管行政は、DX化の推進とともに情報の紐付けを強化しています。

以前は、厚生労働省（ハローワーク）への「外国人雇用状況届出」と、法務省（入管）への「所属機関に関する届出」の連携が甘い部分もありましたが、現在はマイナンバー制度等の活用もあり、未報告が発覚しやすくなっています。

後から出しておけば問題ないというアドバイスは、現代の入管審査においては非常に危険なアドバイスと言わざるを得ません。期限である14日を1日でも過ぎれば、それは立派な義務違反となります。

また、2024年から2025年にかけての法改正議論の中でも、在留管理の適正化は重要なテーマとなっており、今後さらに厳格に運用されることが予想されます。

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7. 実務上のポイントと提出方法

届出の手段はいくつか用意されていますが、注意が必要な点もあります。

インターネット（出入国在留管理庁電子届出システム）

24時間365日、自宅やオフィスから申請可能です。非常に便利な方法ですが、一つ重要なルールがあります。このシステムを利用した届出は、原則として本人による操作が前提であり、行政書士などの取次者や会社担当者が代行することはできません。ご自身でアカウントを作成し、直接入力する必要があります。

窓口への持参

住居地を管轄する地方出入国在留管理局の窓口に直接提出します。在留カードを持参してください。窓口の場合は、本人以外に代理人や取次者が提出することも可能です。当事務所のような専門家がサポートする場合は、この方法や郵送が中心となります。

郵送

封筒の表面に「届出書在中」と朱書きし、在留カードの写しを同封して、東京入国管理局の届出受付センターへ郵送します。受領印が必要な場合は、返信用封筒を同封するのを忘れないでください。

宛先： 〒160-0004 東京都新宿区四谷1-6-1 四谷タワー14階 東京出入国在留管理局 調査第一部門 届出受付係

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8. 届出書の具体的な書き方と注意点

書類で提出する場合、以下の点に注意してください。

・日付は西暦で統一する ・在留カード番号を正確に転記する ・名称は登記事項証明書通りの正式名称（株式会社などを省略しない）で記載する ・所在地は郵便番号から正確に記載する

特に、退職理由などを記載する欄がある場合、自己都合なのか会社都合（倒産など）なのかによって、その後の在留期間の考慮が変わることがあります。

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9. 関連する過去記事のご紹介

転職活動中の方や、具体的な届出の書き方を知りたい方は、こちらの過去ブログも非常に参考になります。ぜひあわせてお読みください。

【在留資格】退職して転職先が決まっていないが、「所属機関（契約機関）に関する届出」をしなければなりませんか？【届出】 https://daisei.online/blog/detail/20250209010420/

この記事では、無職期間中の生活や、届出書を出す際の具体的な注意点についてさらに深掘りしています。

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10. 所属機関に関する届出 Q&A コーナー

ここでは、当事務所によく寄せられるご質問に回答いたします。

Q. 退職したその日に転職先へ入社しました。この場合、1枚の用紙で退職と入社を同時に報告できますか。

A. はい、可能です。 「契約終了」と「新たな契約締結」を1枚の届出書（移籍用）にまとめて記載し、14日以内に提出すれば問題ありません。これが最も手間がかからない方法です。

Q. 会社名が変更になったのですが、私は転職していません。この場合も届出は必要ですか。

A. はい、必要です。 所属機関の「名称変更」という項目で届出を行う必要があります。たとえ雇用継続中であっても、入管が把握しているデータと実際の社名が食い違うのを防ぐためです。これは企業の合併や組織改編の際によく発生します。

Q. 14日の期限を大幅に過ぎてしまいました。今さら出すと怒られるのが怖くて出せません。どうすればいいですか。

A. 怒られることを恐れて放置するのが一番のリスクです。 遅れてしまった場合でも、気づいた時点で速やかに提出してください。その際、なぜ遅れたのかという理由書を添えるのが望ましいです。黙って更新時期を待つよりも、自発的に不備を補完する姿勢の方が審査官への印象は良くなります。当事務所でも理由書の作成サポートを行っています。

Q. インターネットでの届出を、会社の担当者にお願いしてもいいでしょうか。

A. いいえ、できません。 先述の通り、電子届出システムは法務省の規定により、本人のみが利用できる仕組みとなっています。会社の方が代わりに入力することは認められていませんので、必ずご自身で操作してください。もし操作が不安な場合は、郵送や窓口での提出も検討しましょう。

Q. 会社の都合で倒産してしまったのですが、届出をすれば在留資格は守られますか。

A. 届出をすることで、すぐに在留資格が取り消されることを防ぐ第一歩になります。 倒産などの会社都合の場合、通常よりも柔軟に転職活動期間が認められる傾向にあります。ただし、その状況を正しく入管に伝えるために、この届出が不可欠です。

Q. アルバイトをしている留学生ですが、バイト先を変えるたびにこの届出が必要ですか。

A. いいえ、不要です。 「留学」の在留資格の方は、「活動機関（＝学校）」に関する変更があった場合に届出が必要です。アルバイト先（資格外活動）の変更については、この届出の対象ではありません。ただし、資格外活動許可の範囲内で働いていることが前提となります。

Q. 会社側が「ハローワークに届け出たから入管への報告は不要だ」と言っていますが、本当ですか。

A. それは間違いです。 会社が行うハローワークへの「外国人雇用状況届出」と、外国人本人が行う「所属機関に関する届出」は、全く別の法律に基づいた別個の手続きです。会社が手続きをしたからといって、本人の届出義務が免除されるわけではありません。

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11. まとめ：適切な届出が将来を守る

所属機関に関する届出は、つい忘れがちな手続きですが、在留資格という日本に滞在する権利を守るための重要な義務です。

・転職、退職、入学、卒業から14日以内に行う ・離脱（退職）だけでも必ず報告する ・電子届出システムは本人による操作が必須 ・遅れても放置せず、誠実に対応する

これらを徹底することで、次回の更新審査や永住申請でスムーズな許可を得られる可能性が高まります。

行政書士事務所としては、単に書類を作成するだけでなく、こうした日々のコンプライアンス維持のアドバイスを重視しています。もし、ご自身の状況で届出が必要か不安な場合や、理由書の作成が必要な場合は、お気軽にご相談ください。

正確な知識を持って、安心した日本での就労・生活を送っていきましょう。

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今回のブログの内容について、より具体的なアドバイスが必要な方や、在留資格の更新に不安を感じている方は、ぜひ当事務所の無料相談をご利用ください。

次は、あなたの在留カードの裏面や現在の契約状況を一緒に確認し、届出の漏れがないかチェックしてみませんか。